1. Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng thì khi triển khai bạn sẽ rất dễ bị lạc đường.
Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo và xây dựng những nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì ở các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.
2. Xác định các thành phần tham gia sự kiện
Khi đã biết được mục tiêu của sự kiện tổ chức ra để làm gì thì bạn cần làm một việc nữa đó chính là xác định các thành phần tham dự sự kiện. Đây là việc làm hết sức quan trọng vì với mỗi một đối tượng tham gia khác nhau thì hình thức tổ chức cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp.
Chẳng hạn như nếu đó là sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì bạn sẽ cần thiết kế một sự kiện thật sinh động, vui vẻ và lý thú. Ngược lại nếu đối tượng của bạn là những doanh nhân, công ty thì cần triển khai những sự kiện mang tính trang trọng, đẳng cấp.
3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
Tiếp theo, ở bước này, việc cần làm tổ chức sự kiện đó chính là tìm địa điểm và chốt thời gian cho sự kiện. Đây là bước cực kỳ quan trọng bởi nếu không chốt được hai phần này bạn sẽ không thể lập các kế hoạch và triển khai chúng.
Nếu như ngày và địa điểm cụ thể đã được khách hàng chỉ định trước thì khá dễ dàng nhưng nếu bạn phải xem xét và lựa chọn thì hãy lưu ý những điểm sau đây:
Cần xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch
Nên tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
KIểm tra về lịch của những khách mời chính
Khảo sát thật kỹ lưỡng địa điểm tổ chức
4. Thành lập đội ngũ nhân sự cho sự kiện
Bạn biết đấy mỗi sự kiện tổ chức sẽ có tới hàng trăm người tham gia và có rất nhiều đầu việc cần thực hiện do đó bạn cần phải có một nhóm nhân sự hỗ trợ từng đầu việc cụ thể. Thông thường, chúng ta sẽ cần 3 team phụ trách các đầu việc như:
Team lên ý tưởng, kịch bản
Đây sẽ là nhóm phụ trách việc lên chủ đề, concept, kịch bản, keymoment cho toàn bộ sự kiện. Với việc chịu trách nhiệm về concept, đây cũng sẽ là team chịu trách nhiệm chính tới các việc sản xuất ấn phẩm, quà tặng, backdrop,… Họ cũng sẽ là người lập các kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện.
Team hậu cần
Là team phụ trách các công việc đằng sau sân khấu, team này sẽ lo lắng chủ yếu các công việc với nhà cung cấp, chẳng hạn như: làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ ăn uống, thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng, phụ trách nhân sự,…
Team quản lý, giám sát
Với team này, công việc chính của họ sẽ là điều phối toàn bộ các công việc của toàn bộ thành viên. Họ cũng là người xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức và quản lý rủi ro, giám sát toàn bộ công việc.
5. Xây dựng kịch bản, timeline và kế hoạch cho sự kiện
Xây dựng kịch bản, timeline cho sự kiện
Ở bước thứ 5 này công việc của bạn sẽ là cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần phân ra rõ là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện giám sát.
Song song với đó, bạn sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát với timeline chi tiết ứng với nội dung chương trình. Bên cạnh đó bạn cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện.
6. Dự trù ngân sách dành cho sự kiện
Khi làm các công việc tổ chức sự kiện, bạn cũng cần phải lập một dự trù ngân sách dành cho sự kiện ấy. Bản chi phí này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra bạn vẫn có khả năng chi trả.
7. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Sự kiện của bạn sẽ khó có thể thu hút được nhiều người nếu bạn chỉ lẳng lặng tổ chức mà không truyền thông chúng một cách rộng rãi. Do đó việc lập kế hoạch truyền thông là một điều cần thiết để giúp sự kiện thành công rực rỡ.
Ở bước này bạn sẽ cần xác định đối tượng truyền thông của mình trước, sau đó lên kế hoạch chi tiết về thời gian, kênh truyền thông và phương tiện truyền thông cụ thể. Mỗi sự kiện với tính chất khác nhau sẽ cần sử dụng các kênh và phương tiện truyền thông khác nhau, vì vậy bạn nên căn cứ vào tính chất sự kiện để lập kế hoạch cho phù hợp.
8. Làm việc với nhân sự và các đơn vị cung cấp, tài trợ
Làm việc với nhân sự và các đơn vị
Sau khi đã lên mọi kế hoạch, phương án về ngân sách thì việc làm tổ chức sự kiện tiếp theo bạn cần quan tâm đó chính là liên hệ với nhân sự và các đơn vị cung cấp, tài trợ cho sự kiện.
Việc hợp tác này sẽ giúp cho bạn có phần nhẹ gánh hơn và cũng giúp cho sự kiện của bạn có thể lan tỏa mạnh mẽ hơn. Chẳng hạn như bạn có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng để họ lo toàn bộ vật này hoặc cũng có thể mời các nhà tài trợ để họ giúp bạn lo về chi phí quà tặng,…
9. Xin cấp phép tổ chức sự kiện
Tuỳ thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn sẽ phải quan tâm tới vấn đề này, chẳng hạn như nếu sự kiện đó là biểu diễn thu phí thì chắc chắn bạn sẽ phải xin cấp phép. Do đó bạn hãy lưu ý cần làm hồ sơ xin cấp phép trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 10 ngày bởi nếu không có giấy phép sự kiện sẽ bị huỷ bất cứ lúc nào, vậy nên hãy đặc biệt lưu ý vấn đề này nhé!
10. Dự đoán những rủi ro cho sự kiện và cách giải quyết
Khi sự kiện gần diễn ra thì bạn cũng nên ngồi rà soát lại và đưa ra những rủi ro mà sự kiện sẽ gặp phải. Việc làm này chính là “quản trị rủi ro” cho sự kiện bởi bạn biết đấy trong bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có sự cố phát sinh nếu không biết cách giải quyết thì rất dễ đổ bể. Vậy nên càng đưa ra được những rủi ro và cách giải quyết thì khi sự kiện tới bạn sẽ bình tĩnh và xử lý được mọi tình huống.
11. Triển khai tổ chức sự kiện
Sau một thời gian dài chuẩn bị thì “đứa con tinh thần” của bạn đã đến lúc phải được lên sóng, lúc này công tác vận hành sự kiện sẽ cực kỳ quan trọng. Ở bước này việc đầu tiên cần làm sẽ là setup địa điểm tổ chức, việc này sẽ thường phải mất từ nửa ngày cho đến 2 ngày tuỷ vào tính chất và độ phức tạp của sự kiện, hãy kiểm tra thật kỹ về các thiết bị, setup để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra.
Sau đó, bạn sẽ cần tiến hành tổng duyệt chương trình và đi vào bước triển khai, điều phối và giám sát toàn bộ chương trình. Hãy thật cẩn thận và tỉ mỉ ở mọi công đoạn để sự kiện được diễn ra trơn tru nhé.
12. Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn vẫn chưa hết việc đâu, lúc này bạn sẽ cần phải ngồi lại cùng toàn bộ team để xem xét lại từng hạng mục và đánh giá xem điểm nào tốt, điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước rất rất quan trọng vậy nên đừng bỏ qua nó nhé!
Trên đây là toàn bộ những công việc mà bạn sẽ cần phải làm để có thể biến một ý tưởng sự kiện trên giấy thành hiện thực, hãy lưu lại và áp dụng chúng vào công việc để nhanh chóng có được một sự kiện thành công nhé!
